Les tâches sont l'un des principaux types de contenu dans Cyberday. Les tâches à effectuer peuvent être consultées à partir du rapport sur les frameworks actifs, de la page du framework ou des listes de tâches sous les thèmes.
Activation d'une tâche dans une politique :
Où trouver cette vue : Tableau de bord -> Thème de votre choix -> Politique de votre choix
- Choisissez le bon thème dans le tableau de bord et cliquez dessus.
- Une fois que vous avez cliqué sur un thème, une liste de politiques s'affiche. Vous pouvez également choisir d'afficher une liste de toutes les tâches, de la documentation, des rapports ou des lignes directrices.
- Cliquez sur la police pour laquelle vous souhaitez activer une tâche.
Les politiques indiquent les cadres auxquels elles sont liées, les personnes qui en sont propriétaires, l'état d'avancement des tâches (activées et conformes), le niveau d'assurance et si la politique nécessite une attention particulière (c'est-à-dire une date de dépassement, indiquée par le triangle rouge).
Une fois la politique ouverte, vous pouvez voir les tâches activées dans une liste classée par ordre de priorité. Vous pouvez cliquer sur les tâches actives pour les modifier ou faire défiler la liste pour trouver les tâches non actives.
Si vous souhaitez activer une nouvelle tâche, faites défiler vers le bas et cliquez sur "Ajouter à la politique". Si une tâche n'est pas pertinente pour votre organisation, vous pouvez également la marquer. Une fois la tâche activée, elle passera dans les tâches actives en tenant compte de sa priorité par rapport aux autres tâches actives.
Modification des tâches : Aperçu rapide
Sur le côté droit, à côté du champ de la tâche, vous pouvez activer et cliquer sur le bouton"Modifier la tâche". Vous pourrez alors sélectionner un propriétaire, qui verra la tâche apparaître dans son carnet de tâches, fournir plus d'informations sur l'état actuel de la tâche, la priorité/criticité de la tâche (qui a un niveau prédéfini dans Cyberday, que vous pouvez adapter si nécessaire) et fixer une date d'échéance pour la tâche.
Remplir les informations demandées, qui peuvent inclure
- description du processus
- la documentation
- (Pour en savoir plus sur nos lignes directrices, cliquez ici).
- cycle de révision
- autres options d'assurance
Pour en savoir plus sur l'édition d'une tâche, consultez l'article de l'Académie consacré au guide d'instructions du carnet de tâches.
Nous recommandons toujours de définir un cycle de révision périodique pour chaque tâche, car il peut y avoir des changements au fil du temps et la tâche doit être mise à jour. Vous pouvez également toujours ajouter des assurances supplémentaires, immédiatement ou plus tard, au cours de votre progression. Il vous suffit de cliquer sur "Terminer l'édition" une fois que vous avez terminé la tâche pour le moment, avant de revenir au tableau de bord.
Structure des tâches
Chaque tâche a une structure très basique basée sur trois onglets : "Aperçu de la tâche", "Mise en œuvre" et "Journal et commentaires". Lorsque vous ouvrez la liste des tâches à partir de la politique directement, vous verrez la partie "Aperçu de la tâche" affichée par défaut. Vous pouvez faire apparaître le texte de l'exigence sur la carte, si nécessaire, en cliquant sur les trois points à côté de "Ajouter une tâche" et en sélectionnant "Afficher le texte de l'exigence sur la carte". Si vous cliquez sur "Modifier la tâche", vous pouvez également accéder facilement aux autres onglets.
Aperçu des tâches
La vue d'ensemble de la tâche vous donne un résumé de la tâche, des exigences et des cadres auxquels la tâche est liée et des risques liés à cette tâche, y compris le niveau de risque.
Mise en œuvre de la tâche
L'onglet "Mise en œuvre de la tâche" de la tâche est l'endroit où le travail se déroule. Ici, vous sélectionnez un propriétaire, une date d'échéance, vous révisez la priorité et vous ajoutez une assurance. Dans les paragraphes suivants, vous en apprendrez plus sur la manière de travailler dans cet onglet de la fiche de tâche.
Définir un propriétaire de tâche
Une fois qu'une tâche est activée, le propriétaire du thème lui est automatiquement attribué en tant que propriétaire de la tâche. Vous pouvez changer manuellement le propriétaire de chaque tâche en modifiant la tâche et en sélectionnant un nouveau propriétaire dans le menu déroulant situé à gauche dans la fiche de la tâche. Chaque utilisateur verra les tâches qui lui sont assignées dans son cahier des tâches. Pour en savoir plus sur notre guide d'instruction du carnet de tâches ici.
Options d'assurance
Il existe quelques options d'assurance différentes pour démontrer l'achèvement de la tâche :
- La plupart des tâches nécessitent unedescription de la tâche qui décrit la mise en œuvre des actions requises par la tâche
- La tâche peut nécessiter de compléter une liste de documentation
- La tâche peut nécessiter l'ajout et la distribution de lignes directrices
- La tâche peut nécessiter la connexion d'un système, par exemple un système de sécurité (vous pouvez sélectionner les systèmes de sécurité utilisés dans la liste).
En outre, vous pouvez ajouter vous-même des assurances supplémentaires à la tâche, si nécessaire, en sélectionnant "Plus d'options d'assurance" dans la section assurance lors de l'édition de la tâche :
L'assurance supplémentaire vous aidera à renforcer votre niveau d'assurance global de la tâche. Le niveau d'assurance est indiqué par le logo Cyberday à côté du titre de la tâche.
Journal et commentaires
Le troisième onglet d'une fiche de tâche est le journal de la tâche. Dans cet onglet, vous pouvez consulter le journal de tous les événements liés à cette tâche. Vous pouvez également prendre des notes et laisser des commentaires à vos collèges. Si vous souhaitez qu'un établissement soit informé de votre commentaire, il vous suffit d'utiliser "@Ecole X" pour mentionner votre établissement directement dans le commentaire. Les onglets vous permettent de voir, par exemple, uniquement le journal des modifications et des commentaires ou, par exemple, le journal des révisions. Remarque : s'il n'y a pas eu de commentaires ou de révisions, ces onglets sont grisés. Ils seront activés dès que des événements du type spécifique se seront produits. Lorsque vous faites un commentaire, vous pouvez également sélectionner le type de commentaire en cochant la case la plus appropriée en haut du champ d'écriture (par exemple, cochez "idée d'amélioration" si votre commentaire concerne une idée d'amélioration).
Questions et commentaires
Vous avez d'autres questions, vous avez besoin d'un autre article d'aide ou vous souhaitez nous faire part de vos commentaires ? Contactez notre équipe à l'adresse team@cyberday.ai ou en utilisant la boîte de dialogue située dans le coin inférieur droit.
